Księgowość produkcji filmowych.
Projekt ma własny rytm — księgowość też musi go rozumieć.
Produkcja filmowa to nie tylko zbiór faktur. To budżet projektu, zaliczki, umowy, podróże, wynagrodzenia, VAT, rozrachunki i koszty, które trzeba przypisać do właściwej produkcji i właściwego okresu.
W Family Company łączymy bieżącą księgowość z praktycznym spojrzeniem na dokumenty projektowe i przepływy charakterystyczne dla produkcji audiowizualnych.
Doświadczenie także przy administracyjno-księgowej obsłudze produkcji filmowych.
Księgowa musi rozumieć projekt, nie tylko dokument
W produkcji filmowej jeden wydatek może być poprawnym dokumentem księgowym, a jednocześnie wymagać dodatkowej informacji: którego projektu dotyczy, kto go poniósł, z jakiej zaliczki został sfinansowany i czy mieści się w ustalonym budżecie.
Koszty według projektu
Ten sam kontrahent może pracować przy kilku produkcjach. Dlatego ważne jest przypisanie kosztu do właściwego projektu, etapu i – jeśli jest potrzebne – pozycji budżetowej.
Zaliczki produkcyjne
Wypłata zaliczki to dopiero początek. Potem trzeba połączyć ją z fakturami, paragonami, biletami i zwrotami oraz ustalić, czy rozliczenie jest kompletne.
Umowy i wynagrodzenia
Ekipa, twórcy, współpracownicy i podwykonawcy mogą pracować na różnych podstawach. Księgowość potrzebuje dokumentów, które wyjaśniają charakter i okres danego wynagrodzenia.
Podróże i płatności
Hotele, bilety, karty firmowe, przejazdy i wydatki ponoszone poza siedzibą firmy muszą być powiązane z projektem i właściwie udokumentowane.
VAT i transakcje zagraniczne
Przy usługach zagranicznych, imporcie lub zakupach związanych z realizacją zdjęć znaczenie ma nie tylko koszt, ale też sposób rozliczenia VAT i kompletność dokumentacji.
Raportowanie i zamknięcie
Producent potrzebuje danych o kosztach i zobowiązaniach projektu. Przed zamknięciem trzeba wyjaśnić zaliczki, rozrachunki, brakujące dokumenty i koszty pozostające do zaksięgowania.
Premiera pokazuje efekt. Księgowość widzi całą drogę do tego momentu.
Przy produkcji „Lachtara” pracowałam od strony administracyjnej i księgowej. Premiera była dla mnie szczególnym momentem, bo mogłam zobaczyć finał projektu, którego wcześniej doświadczałam przede wszystkim przez dokumenty, rozliczenia, pytania i codzienną pracę zaplecza.
Moje nazwisko znalazło się również w napisach końcowych. To symbol tego, że przy produkcji filmowej na końcowy efekt pracują także osoby, których nie widać na ekranie.
Właśnie dlatego księgowość produkcji traktuję projektowo: ważne jest nie tylko to, czy dokument został zaksięgowany, ale również czy trafił do właściwego projektu, został rozliczony z właściwą osobą i daje producentowi czytelny obraz sytuacji.
Fragment wieczoru premiery
Moment, w którym osoby pracujące przy produkcji zostały zaproszone na scenę.
Napisy końcowe
W napisach filmu znajduje się także pozycja „obsługa księgowa”. Dla mnie to krótkie podsumowanie pracy wykonywanej długo przed premierą.
Od pierwszej umowy do zamknięcia projektu
Zakres ustalamy pod konkretną produkcję. Nie każda ma taki sam model finansowania, zespół ani wymagania raportowe.
Poznajemy projekt
Ustalamy podmiot, tytuł produkcji, model finansowania, kluczowe umowy, harmonogram i osoby odpowiedzialne za dokumenty.
Ustalamy obieg
Określamy, jak opisujemy koszty, jak przekazywane są faktury, kto rozlicza zaliczki i jakie informacje muszą trafić do księgowości.
Prowadzimy rozliczenia
Księgujemy dokumenty, rozliczamy podatki i wynagrodzenia w ustalonym zakresie oraz pilnujemy otwartych rozrachunków i brakujących dokumentów.
Zamykamy projekt
Przed finałem ustalamy nierozliczone zaliczki, koszty do ujęcia, brakujące dokumenty i dane potrzebne do końcowego raportu lub sprawozdawczości.
W czym możemy wesprzeć producenta lub spółkę produkcyjną?
- prowadzenie ksiąg rachunkowych lub uzgodnionych ewidencji,
- rozliczenia VAT, CIT i pozostałych obowiązków podatkowych,
- analityczne przypisywanie kosztów do produkcji i projektów,
- rozrachunki z kontrahentami i osobami rozliczającymi zaliczki,
- kadry, płace i rozliczenia współpracowników w uzgodnionym zakresie,
- pomoc przy porządkowaniu dokumentacji projektu,
- zestawienia i raporty uzgodnione z producentem,
- przygotowanie danych do zamknięcia roku i sprawozdawczości.
Księgowość projektu filmowego w praktyce
Czy obsługujecie tylko filmy kinowe?
Nie. Możemy rozmawiać również o projektach dokumentalnych, telewizyjnych i innych produkcjach audiowizualnych, jeżeli ich zakres mieści się w usługach naszego biura.
Czy można przejąć księgowość w trakcie produkcji?
Tak, po ustaleniu momentu przejęcia i kompletności danych. Najpierw sprawdzamy, jakie okresy są zamknięte, jakie zaliczki i rozrachunki pozostają otwarte oraz czego brakuje do dalszej pracy.
Czy sprawdzacie wcześniejsze rozliczenia projektu?
Możemy ustalić taki zakres osobno. Bieżąca obsługa nie oznacza automatycznego audytu wszystkich wcześniejszych zapisów. Jeżeli projekt wymaga porządkowania, wyceniamy to po poznaniu stanu dokumentacji.
Czy raporty projektowe są w standardowej miesięcznej cenie?
Zakres raportowania ustalamy indywidualnie. Proste zestawienia mogą być elementem bieżącej współpracy, natomiast rozbudowane raporty projektowe, budżetowe lub odtworzenie danych wyceniamy osobno.
Porozmawiajmy, zanim dokumenty zaczną żyć własnym życiem
Opisz krótko produkcję, etap realizacji i to, czego potrzebujesz. Ustalimy, czy możemy przejąć bieżącą księgowość, jaki obieg dokumentów będzie potrzebny i jak wycenić obsługę projektu.
